Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

 

Päivitetty 13.4.2018

Olemme päivittäneet Hellewi-ohjelmat vastaamaan EU:n tietosuojadirektiivejä 20.5.2018

Rekisterin nimi

 

Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi)

Rekisterin pitäjä

 

Helsingin Taiteilijaseura ry./ Helsingin Taiteilijaseuran kuvataidekoulu ja kurssikeskus

Rekisterin vastuuhenkilö

 

Rekisterin vastuuhenkilönä toimii rehtori Matti Uusikylä, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti.  Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

 

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt ovat Matti Uusikylä, rehtori ja Tom Sjöberg, kurssisihteeri

Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.

Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.

Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.

Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Rekisterin tietosisältö

 

Sukunimi ja kutsumanimi pakolliset.
Henkilötunnus opettajille pakollinen.
Henkilötunnus ryhmän osallistujalle pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten.Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen.Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten pakollinen.Kotikunta tilastointia varten.Puhelinnumero pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten.Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

 

Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään kirjautumisen yhteydessä.
Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin/ryhmän opettajaksi/vetäjäksi palkkaamisen yhteydessä.

Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

 

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat) käyttöoikeudet.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

 

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä
koskevia tietoja on tietokannassa.Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille/ryhmään ilmoittautumisen tai työsuhteen alkamisen yhteydessä.

Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.

 

Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.

 

Rekisteröidyn informointi

Rekisterin tietokannassa oleville ilmoitetaan suullisesti tai kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity järjestelmään ja että järjestelmän tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan toimistoissa ja www-sivuilla.

Rekisterihallinto

 

Helsingin Taiteilijaseura ry. käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Helsingin Taiteilijaseura ry. on siirtänyt päätösvallan rehtori Matti Uusikylälle.